中小企業における業務効率化は、かなり重要な課題といえるでしょう。

業務の効率化には金銭的な価値がある

創業して時間が経った企業ほど、業務の効率化は後回しにされがちです。
創業当時からマニュアルが放置されっぱなし、という状況は珍しくありません。
しかし、1つ忘れてはいけないことがあります。

 

それは業務の効率化には金銭的なメリットに繋がるほど価値があるということ。

 

今までと同じ業務を続けたとしても、効率化をするだけで単位時間あたりに生み出せる利益は増え、最終的に会社に良い影響をもたらします。
着実に利益を増やすためにも、できるものから「業務効率化の方法」を実践しましょう。

 

業務効率化の方法

 

業務を効率的にするには、主に4つの手段が使われています。
コストカットを含め、どんな方法を使われているのか確認してみましょう。

 

無駄を削減する

 

コストカットの画像

 

基本として「無駄」をなくしましょう。
これは業務効率化の本質ともいえる考え方です。

 

最近だと「テレワーク」が最もわかりやすく、実際に導入される企業も多く見受けられています。
一般的には2時間以内の通勤は許容範囲内とされていますが、その時間を削減し、従業員がその分の時間を生活に当てられれば、勤務時間内のパフォーマンス向上を実現することも夢ではありません。

 

業種によって効率化の可否がわかれる部分ではありますが、可能な限り積極的に改善を行いましょう。

 

ツールを増やす

必要に応じて「ツール」を増やしましょう。

 

例えば「クラウド」の導入。
データをクラウドで管理できるようにすれば出先や自宅でのテレワークでスムーズに必要資料をダウンロードできるため、わざわざデータを持ち出すためだけに出社する必要がなくなります。
その分セキュリティ意識を高める必要がありますが、業務効率化の面では注目したい取り組みです。

 

ツールを減らす

先ほどツールを増やしましょうと提言したばかりですが、増やすばかりではいけません。
「不要なツールを減らす」という考え方も業務効率化に繋がると覚えておきましょう。

 

例えばコミュニケーションツール。
社員の間でチャットを上手に活用すれば無駄な時間を削減でき、業務効率化に繋がります。

 

しかし、いくつものチャットツールを併用したり、頻繁に新しいツールに乗り換えたりすると、覚える手間が社員の負担になりかねません。
魅力的なサービスはたくさんありますが、時には1つに絞りましょう。

 

設備を入れ替える

 

業務効率化は中小企業の課題~ツールを活用して無駄の削減を始めよう

 

設備をアップグレードすることも、業務効率化においては欠かせません。

 

とくに「パソコン」にはお金をかけましょう。
パソコンは進化の速度が速いので、多少オーバースペックで見積もりをしても数年後には当たり前程度に落ち着いてしまうので問題ありません。

 

少なくとも「動くから我慢しよう」という考え方は利益を失う覚悟と隣り合わせだと覚えておきましょう。

 

できることから効率的に

業務の効率化は、利益を追求する企業にとって欠かせない取り組みです。
しかし、無理をする必要はありません。
今回ご紹介したような業務効率化の方法を参考に、自社にとって最適な効率化を模索していくことが大切なのではないでしょうか。